Guía definitiva: Pasos para integrar la Centralita Virtual y HubSpot

Integraciones de CRM
netelip
18 de octubre de 2021
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La integración en la nube empieza a ser una prioridad para las empresas que, para posicionarse y contar con una ventaja competitiva, tendrán que apostar por la innovación y las nuevas tecnologías digitales. La Centralita Virtual de netelip tiene la posibilidad de integrarse con el CRM Hubspot, ofreciendo soluciones eficaces en la era del trabajo en remoto.

Muchas grandes empresas y pymes disponen de un sistema de CRM. Sin embargo, la realidad es que son pocas las que realmente conocen cómo sacarle el máximo partido a esta herramienta.

Según un estudio realizado por Aaron Boerger, Business Management de Defined Ventures se indica que el “casi el 65% de las empresas que utilizan CRM califican estas herramientas como “muy impactantes”, refiriéndose al peso que tienen no solo en la organización, sino también entre sus clientes; por lo que no cabe duda de que la implementación de un buen software de CRM es imprescindible para el eficaz desarrollo de un negocio.

¿Qué podemos deducir de este tipo de datos? Pues, en primer lugar, que todos estamos dispuestos a pagar más por una buena atención al cliente; ya que como empresas entendemos la importancia de los pequeños gestos y de las dinámicas que con ellos creamos.

Pero, un óptimo customer relationship management no concluye con un buen soporte en caso de un problema. Debemos dejar bien claro que, una buena relación con nuestros clientes implica conocer sus requerimientos y deseos en profundidad e identificar riesgos antes de que estos sean un problema, algo que solo podemos conseguir gestionando atentamente nuestros pipelines de venta.

Por ello, debemos poner énfasis en que, un CRM no es solo cosa de vendedores; sino que, todos aquellos empleados cuyas tareas se centran en implementar procesos comerciales pueden beneficiarse de las características de una herramienta como Hubspot.

¿Cómo? A continuación, desde netelip, te contamos cinco problemas empresariales comunes y cómo un buen software de CRM puede ayudarte a solventarlos.

¿Qué problemas soluciona un CRM?

Problema nº 1: Una atención al cliente poco personalizada

Uno de los propósitos principales de un CRM es ofrecer a los negocios una herramienta que les ayude a conocer mejor a sus clientes a través de sus históricos. En este sentido, no solo hablamos de qué ha comprado cada usuario a lo largo de su relación con la empresa, sino de qué productos o servicios ha estado a punto de comprar y por qué no se ha llegado a finalizar una venta determinada. Toda la información se organiza en el CRM para, posteriormente, ofrecer experiencias más enriquecidas y personales a los usuarios. Hablamos, por ejemplo, de ofrecerles nuevos servicios que vayan ligados a sus compras anteriores o desarrollar estrategias de marketing bien segmentadas que apelen directamente a las necesidades de un grupo determinado.

Problema nº 2: Poca productividad y pérdida de tiempo en tareas manuales

Una de las grandes ventajas de Hubspot es que automatiza tareas manuales de un negocio que, a menudo, son tediosas y aportan poco valor a la empresa. Automatizar procesos permite a los empleados organizarse mejor y trabajar en aquellos procesos que sí aportan valor, pudiendo despreocuparse de las actividades más repetitivas.

La automatización de procesos comerciales puede utilizarse en varios departamentos dentro de una empresa, como pueden ser los departamentos de marketing, servicio al cliente, recursos humanos y ventas. Por ejemplo, dentro del departamento de marketing una de las grandes labores es administrar varias campañas y proyectos de forma simultánea. Con la automatización de procesos se digitaliza los flujos de trabajo y automatiza toda la parte logística de una campaña y, gracias a las herramientas de administración de tareas, se puede saber quién está haciendo qué y cuándo debe hacerlo. Así, cuando un empleado termina con una tarea, el sistema puede notificar de forma automática a la siguiente persona dentro del flujo de trabajo para que empiece a trabajar en la parte que le corresponde. Además, los managers pueden ver paneles sobre los empleados para verificar el trabajo de sus subordinados. Si alguien se retrasa con una fecha límite, los superiores son notificados instantáneamente para hacer algo al respecto.

Por su parte, el departamento de servicio al cliente es uno de los grandes beneficiados en la automatización de los procesos. Aquí, el equipo comercial puede automatizar respuestas a correos electrónicos o chatbots si se detectan ciertas palabras clave.

Si bien en el caso del departamento de recursos humanos los procesos de automatización no se ven tan claros a primera vista, la realidad es que hay documentación que debe firmarse, completarse o recopilar y con este tipo de herramientas, el equipo de recursos humanos y de contratación no necesitan administrar estas labores de forma manual. Pueden enviar estas solicitudes en línea y mirar el software para comprobar qué se ha completo y qué no.

Por otro lado, una tarea fundamental para los departamentos de ventas es la creación y seguimiento de facturas. Con un software de automatización de procesos, estas tareas pueden configurarse para ahorrar más tiempo. Por ejemplo, con el Sales Hub de HubSpot se pueden administrar contratos, crear secuencias de correo electrónico y automatizar tareas diarias.

Problema nº 3: Poco seguimiento de las oportunidades

Sin la automatización y sincronización de tareas que ofrece un CRM, es muy difícil realizar un seguimiento exhaustivo del comportamiento de cada potencial cliente; consecuentemente, resulta prácticamente imposible cerrar acuerdos con rapidez.

En este punto, cabe recordar que un software de CRM como HubSpot cuenta con recursos de gestión de la relación con el cliente para hacer recomendaciones basadas en el histórico de cada cliente; ofreciendo información de lo más valiosa sobre las ofertas y estrategias de venta que mejor pueden adaptarse a las necesidades de cada usuario. Seguramente no deseas enviar el mismo correo electrónico a un cliente potencial dos veces. Por ello, con un software como HubSpot puedes ver el compromiso de tu contacto con tu empresa en un solo lugar. Además, estos programas de administración te ayudan a nutrir clientes potenciales y flujos de trabajo. También identificar cuándo un cliente potencial pasa de un lead calificado por marketing a un lead calificado por ventas, a través del lead scoring.

Problema nº 4: Fidelizar clientes

Retener a clientes y reforzar su fidelización depende, en gran medida, de la calidad de cada una de las interacciones. ¿Cuánto conocemos cada uno de nuestros clientes? ¿Qué tipo de ofertas le ofreceremos basándonos en sus comportamientos previos? El CRM no solo puede ayudarte a analizar estos datos para sustraer información de valor; también te ayudará a gestionar adecuadamente las interacciones que tenemos con cada lead a lo largo del proceso de venta. Esto es básico para recordar siempre tareas pendientes y evitar así la pérdida de oportunidades.

Problema nº 5: La comunicación interna de la empresa

Los problemas de comunicación interna no son, como a menudo se piensa, fruto de una mala relación entre los empleados. Hoy en día, los problemas de comunicación son consecuencia de las complejidades del trabajo en remoto. La coordinación entre trabajadores cuando cada uno trabaja desde diferentes lugares y en diferentes momentos del día puede presentar grandes retos.

Es básico, en este marco, que la información a la que tengan que acceder todos los empleados esté siempre actualizada. Un buen CRM permitirá ir verificando los diferentes puntos en los que se encuentra la relación cliente-vendedor, asignar el empleado más capacitado para cada una de las soluciones y compartir experiencias a la hora de abordar a cada cliente. Al tener toda esta información bien organizada y actualizada dentro de un mismo sistema, los empleados pueden acceder a ella en cualquier momento y desde cualquier lugar, acelerando y optimizando los flujos de trabajo

Guía definitiva para integrar su Centralita Virtual y HubSpot

Como hemos visto, la implementación de un sistema de CRM es un paso casi imprescindible para la transformación digital de una empresa.

Ahora, queremos que descubras el tándem perfecto de la integración de la Centralita Virtual de netelip y el CRM Hubspot para conseguir mejorar la sincronización entre tus equipos, simplificando los flujos de trabajo, con el fin de aumentar la capacidad de prosperar y crear nuevas oportunidades de negocios, con esta guía definitiva:

Es importante puntualizar que, para realizar la integración de ambas herramientas se debe tener previamente contratado el servicio de Centralita Virtual de netelip.

Cómo integrar Hubspot con la Centralita Virtual de netelip en tres sencillos pasos y en pocos clics para tener ambas herramientas integradas:

Paso 1: Iniciar sesión y configuración

Iniciar sesión con los datos de acceso.
Ir a la Pantalla de configuración > “vPBX: Centralita Virtual“
Hacer clic en el Menú de navegación principal izquierdo > “Extensiones” o bien desde “Mi panel“.
Desde el icono “Lápiz” se debe comenzar a integrar cada una de las extensiones y darle autorización a HubSpot para cada una de las extensiones o puestos de trabajo contratados.
A continuación seguir los pasos para realizar correctamente la integración de HubSpot con cada una de las extensiones de la Centralita Virtual:

Paso 2: Descarga la Extensión de Chrome y configurar

Descarga la Extensión de Chrome > netelip Dialer Extension.
Una vez descargada la extensión. Se debe proceder a incluir los datos de Login y Password en los campos correspondientes para configurar la extensión en el dispositivo IP.

Login> Introduce el usuario > Datos para configurar tu extensión.
Password> Introduce la contraseña > Datos para configurar tu extensión.

Activar y autorizar la integración con HubSpot CRM.
Una vez activado y autorizado el acceso, asignar un usuario de HubSpot CRM a la Centralita Virtual.
Se ha concluido la integración de ambas herramientas.

Paso 3: Activar permisos

Una vez concluida la integración de ambas herramientas, desde el panel privado de cliente, hay que activar los siguientes permisos desde la Extensión de Chrome > netelip Dialer Extensión.

Mostrar notificaciones de llamadas entrantes.
Ring en llamadas entrantes.

De esta forma, cuando se reciba una llamada se mostrará una ventana emergente con el nombre y número del contacto, se identificará el contacto y se podrá acceder a su ficha donde estará toda la información necesaria para tratar de forma más eficiente al cliente. Además se podrá actualizar el estado de la llamada en tiempo real. También, se pueden realizar llamadas a los contactos desde HubSpot con un solo clic, desde el icono de llamada.

¡LISTO! La integración de la Centralita Virtual de netelip con HubSpot está completada y tu empresa ha dado el paso definitivo hacia la transformación digital.