Sal de la oficina y sigue atendiendo a tus clientes
La centralita virtual actúa en tu negocio de forma indispensable tanto si estás delante de tu ordenador como si estás fuera de la oficina. La Centralita Virtual de netelip va a permitirte gestionar de forma profesional todas las llamadas que reciba tu empresa las 24 horas del día, todos los días del año. De esta forma, podrás configurar el mensaje de bienvenida, gestionar los miembros que quieres que atiendan esas llamadas, elegir una música para tenerlos a la espera mientras son atendidos, transferir las llamadas, o bien desviarlas a un teléfono móvil si prefieres atenderlas a ciertas horas, o activar un buzón de voz cuando estés fuera de la oficina.
En resumen, todo esto y más lo puedes configurar directamente desde tu panel privado, permitiendo dar a tu negocio un valor y servicio adicional ofreciendo una imagen más profesional a tu empresa sin invertir una gran cantidad de dinero.
A continuación, explicamos en este artículo cómo dejar configurada tu centralita virtual de netelip cuando estás fuera de la oficina, ya sea por vacaciones, o porque estás fuera de horario comercial, o bien porque tienes que salir a atender clientes, proveedores, etc.
Cómo configurar el fuera de horario en tu negocio
1. Locución de fuera de horario con buzón de voz.
Lo ideal en este caso, es grabar una locución que indique que estamos fuera de horario y a partir de aquí tener claro qué comportamiento va a seguir nuestra centralita virtual. Como ejemplo, damos una estructura muy frecuente usando un buzón de voz con el mensaje que queramos personalizar.
Para gestionar la configuración de la centralita virtual, accedemos a nuestro panel privado, con nuestro nombre de usuario y contraseña. Nos desplazamos al servicio de Centralita Virtual, sección «Sonidos» para crear una nueva locución, y escribimos el mensaje que queremos que oigan nuestros clientes en el fuera de horario.
Una vez esté creada la locución de fuera de horario, tendremos que definir en qué extensión vamos a vincular el buzón de voz que hemos personalizado.
Por último, deberemos indicar en los IVR cuando esté fuera de horario que vaya al buzón de voz alojado en la extensión que hayamos seleccionado. El comportamiento habitual es indicar en el IVR Horario que cuando no esté dentro del horario, seleccionar «Buzón de Voz – Extensión 100 ejemplo«. En este punto, también es importante recordar que si tenemos horario partido, en el IVR de Mediodía tendremos que configurarlo de forma que si está dentro de filtro horario mediodía irá a Fuera de horario, es decir, seleccionar igualmente dentro de horario (en mediodía que es Fuera de horario) Buzón de voz – Extensión 100 ejemplo o bien, si no queremos activar el buzón, seleccionaremos la opción que dice «Locución – Elegir el nombre del sonido que hemos configurado«.
Ejemplo de una locución profesional Fuera de Horario comercial «Gracias por llamar a netelip. Le informamos que nuestro horario comercial es de lunes a viernes de 10 a 19h de la tarde. Si lo desea puede dejar un mensaje y le llamaremos lo antes posible. Gracias.». Más información sobre ejemplos de audios.
2. Desvío de llamada a otro número de teléfono fijo o móvil.
Es muy frecuente que cuando estamos fuera de la oficina, queramos desviar las llamadas a nuestro número móvil o hacia otro número de teléfono para que sean atendidas las llamadas. Esta opción se seleccionará dentro de «IVR – Filtro Horario – Seleccionar – Desvío de llamada – 0034 seguido del número al que queremos desviar«. De esta forma se podrán atender todas las llamadas en un dispositivo móvil de forma habitual. El usuario únicamente pagará este desvío como una llamada nacional a fijo o a móvil en función del número de teléfono al que se desvíe. Importante disponer siempre de saldo o bien un plan de llamadas para que pueda descontarse de los minutos contratados.
3. Cola o grupo de extensiones específica para fuera de horario.
Existe la posibilidad de gestionar una cola de llamada con otros miembros cuando entra una llamada fuera del horario de atención comercial que hayamos establecido para nuestra centralita. En este caso, seleccionaremos en los IVR tanto de mediodía o de horario único cuando esté fuera de horario – «Cola de llamada ó – Grupo de extensiones ó – Extensión 100 Ejemplo«.
4. Extensión específica: Gestiona las llamadas con tu móvil.
Esta opción es muy ventajosa para atender llamadas en un móvil personal o profesional en un escenario frecuente: empresas con distintas extensiones en una oficina, y cuando se finaliza el horario laboral pueda atender el responsable o la persona de guardia, las llamadas en otra extensión o en su móvil. Podrás configurar tu extensión de manera que cada vez que te llamen al teléfono fijo, recibas esa llamada en tu teléfono móvil sin que el cliente sepa que está siendo atendido por un móvil ya que el número de móvil no se muestra. El cliente estará llamando a un fijo sin saber si estás en la oficina o fuera.
5. Cómo configurar días festivos o período de vacaciones. Calendario.
Os mostramos cómo configurar la centralita virtual para aquellas empresas que definen en su Calendario de centralita virtual los períodos de vacaciones: Centralita Virtual – Calendario – señalar los días festivo o vacaciones haciendo clic en la opción de Día Entero. No habrá que indicar horario. Sólo un título y la opción que dice Día Entero. Luego, tendremos que gestionar un IVR Calendario , y crear en la sección «Sonidos – Crear locución» , una nueva locución universal para los días de festivos sólo del año actual. Os ponemos un ejemplo de mensaje que se indica en períodos festivos: «Por motivos de festividad la empresa permanecerá cerrada. Gracias.»
Una vez tengamos creada la locución de festivos, iremos al IVR Calendario que hemos creado y le diremos que cuando esté dentro del filtro horario (del Calendario) que vaya a Locución – y seleccionamos el nombre de la locución creada. Cuando no esté dentro del filtro horario Calendario, seleccionaremos la opción de IVR filtro horario que hayamos definido previamente en nuestra centralita.
6. Cómo configurar un horario reducido. Franjas Horarias.
Por último, todos los ejemplos indicados anteriormente, son aplicables a este mismo escenario, o sea, cuando nos vamos de vacaciones y queremos que nuestro negocio haga una función concreta. Hay empresas que gestionan desde una locución indicando que están de vacaciones, informando del período vacacional, hasta otras que gestionan un desvío a un móvil, o bien se configuran una nueva extensión en su móvil para recibir ahí todas las llamadas.
Para aquellas empresas que quieren gestionar un mes de verano en el que trabajarán con otro horario distinto del habitual, sí le recomendamos que configuren una nueva franja horaria. Accedemos al panel privado , «Centralita Virtual – Franja Horaria – Añadir«. Indicamos qué día empieza y finaliza el periodo y fijamos el campo de hora (el horario especial de trabajo para esa franja de tiempo concreto) y por último definimos los días que atendemos al público. Por tanto, si ponemos de ejemplo el mes de Agosto, seleccionaremos en franja horaria del 1 al 31 de agosto, el horario deseado y un título ejemplo «Horario Agosto«. Así mismo, crearemos un nuevo «IVR Filtro Horario Agosto», en el que seleccionaremos si está dentro de filtro horario que sean atendidas las llamadas por el grupo, cola o extensión habitual de dentro de horario, y cuando no esté dentro del filtro horario que vaya a «Filtro Horario no vacacional», el que tengamos creado para el resto del año.
En resumidas cuentas, la centralita virtual contiene múltiples posibilidades de configuración en función de la actividad, o circunstancia de las empresas. Otro aspecto muy recurrente es que podéis editarla o modificarla en cualquier momento. Además, con la versión de prueba gratuita de un mes, os permite hacer una configuración real de la centralita que queráis diseñar para vuestra empresa. Y por último, recordaros que también tenéis como alternativa un Pack de Configuración para que nosotros mismos configuremos la centralita según vuestras indicaciones.
¿ Y tú, ya tienes tu Centralita Virtual de netelip?
Si durante el transcurso de la configuración siguen surgiendo dudas, el cliente puede contactar con cualquiera de nuestras asesoras de empresas. También contamos con un centro de ayuda.
Y si lo que te interesa es probar las 51 funcionalidades de la Centralita Virtual de netelip, tienes disponible una prueba gratuita de 30 días.
Para más información, contacta con nosotros en info@netelip.com.
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2 Comments
No habia vuelto a leer tu blog por un tiempo, porque me pareció que era aburrido, pero los últimos posts son de buena calidad, así que supongo que voy a añadirte a mi lista de blogs cotidiana. Te lo mereces amigo. 🙂
Saludos
¡Muchas gracias por tus comentarios! La verdad, es que ahora escribimos con otro tono de comunicación, más cercano y entendible. en definitiva, eras muy aburridos utilizando términos muy técnicos y… Sí, aburridos. Un abrazo muy grande del equipo de netelip.